Lớp trực quan bb docflow của hệ thống không gian làm việc bb được kết nối hữu cơ với các lớp khác, bổ sung cho nhau, tạo ra một hệ thống cân bằng tích hợp cho việc quản lý hoạt động của tổ chức, vượt trội về tầm quan trọng và nội dung hệ thống quản lý tài liệu điện tử thông thường và tự động hóa “chắp vá”.
Trong lớp trực quan bb docflow, chế độ xem luồng tài liệu được chuyển đổi cho từng người dùng riêng lẻ, cho phép bạn làm việc với các tài liệu từ các quan điểm khác nhau, tùy thuộc vào những gì người dùng quan tâm trong từng tình huống cụ thể: theo thời gian kiểm soát, theo loại tài liệu, theo danh pháp của các trường hợp và dự án, bởi nhà thầu và công dân, theo trạng thái xử lý tài liệu và nhiệm vụ.
Mỗi tài liệu điện tử được đặc trưng bởi “bìa” hoặc “thẻ” riêng của tài liệu. “Bìa” chứa thông tin cơ bản về tài liệu hoặc nhiệm vụ. Dựa trên thông tin được chỉ định trong trang bìa, một tài liệu tệp được tự động tạo theo một mẫu được chỉ định. Bạn chỉ cần đính kèm bất kỳ tệp tài liệu nào hoặc nhập tài liệu từ máy quét thông qua
giao diện TWAIN.
“Bìa” của tài liệu có thể sử dụng cả lộ trình “linh hoạt” hoặc “cứng nhắc” để xử lý tài liệu, bao gồm chữ ký cá nhân hoặc vai trò; một danh sách gửi thư cho tài liệu được tạo để xem xét. Nếu cần thiết, tài liệu cơ sở, mối quan hệ giữa tài liệu này và các tài liệu khác được chỉ định và các nhiệm vụ phụ (hướng dẫn, nghị quyết) được hình thành. Bất kỳ tài liệu hoặc nhiệm vụ (hướng dẫn) nào cũng có thể được kiểm soát, chỉ định bộ điều khiển, thời hạn cụ thể và khả năng chỉ định kết quả
kiểm soát.
Khả năng tiến hành tố tụng bí mật đã được hỗ trợ. Tất cả các hành động của người dùng được ghi lại bởi hệ thống. Tìm kiếm theo ngữ cảnh tích hợp cho các tệp tài liệu đã được thực hiện bằng cách sử dụng một công nghệ đặc biệt được tối ưu hóa để làm việc với bảng chữ cái Cyrillic
.
Lớp hình ảnh bb docflow được thiết kế để thực hiện các chức năng sau:
- Tạo/chỉnh sửa/xóa bìa (thẻ chỉ mục) của tài liệu và nhiệm vụ (hướng dẫn).
- Tạo/chỉnh sửa/xóa tài liệu Microsoft Office.
- Hỗ trợ sử dụng các mẫu tài liệu ở định dạng Microsoft Office.
- Hợp tác làm việc với các tài liệu tập tin.
- Xử lý nhiều giai đoạn các tài liệu và nhiệm vụ.
- Hỗ trợ các định dạng tệp khác nhau*.doc, *.xlt, *.rar, *.zip, *.html, đồ họa (máy quét, fax) và các tệp âm thanh-video.
- Tạo nhiệm vụ/hướng dẫn/nghị quyết phụ (phụ thuộc).
- Hỗ trợ các liên kết thẻ chỉ mục trong tất cả các kết hợp có thể: tài liệu-tài liệu-…, tài liệu cơ sở-…, tài liệu-tác vụ-…
- Điều hướng dễ dàng và nhanh chóng thông qua tất cả các kết nối.
- Gửi tài liệu tệp qua email, bất kể ứng dụng email.
- Tự động gửi thông báo cho người dùng hệ thống, bao gồm cả qua email.
- Chuẩn bị và in báo cáo từ hệ thống bằng Microsoft Office: Word & Excel.
- Tìm kiếm theo ngữ cảnh cho bất kỳ trường và nội dung tài liệu nào.
- Đặt danh sách những người ký ký/người phê duyệt và mức độ ưu tiên cho việc kým/cài đặt danh sách gửi thư.
- Lưu các phiên bản trung gian của tài liệu (bảo tồn lịch sử làm việc với tài liệu).
- Ghi nhật ký thời gian: ký hoặc từ chối; tạo/chỉnh sửa; gửi bản pháp/đọc bản sao; ban hành đơn hành/thực hiện lệnh.
- Sử dụng quản trị “dựa trên vai trò” thuận tiện.
- Sử dụng các phương tiện lưu trữ khác nhau để lưu trữ khóa riêng của công cụ bảo vệ thông tin mật mã.
- Trình bày thuận tiện các tài liệu và nhiệm vụ trong bối cảnh: các loại tài liệu, trường hợp và dự án, giai đoạn tài liệu, thời hạn kiểm soát, cơ cấu tổ chức và đối tác.
- Khả năng tùy chỉnh hiển thị các cột đăng ký.
- Cơ chế tích hợp để tìm kiếm thông tin và báo cáo ở định dạng Word & Excel.
